Digitalisearring miljeudossiers
De gemeente Menameradiel bereidt zich voor op de start van de FUMO (Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing) op 1 januari 2014, die volledig digitaal wil werken. Momenteel zijn alle milieudossiers van de gemeente nog analoog en moeten deze gedigitaliseerd worden om effectief met de FUMO te kunnen communiceren. Het gaat om 533 dossiers, wat neerkomt op ongeveer 10 strekkende meter archief.
In november worden de dossiers verpakt en naar een scanlocatie gebracht, waar medewerkers van het SW-bedrijf Empatec ze zullen digitaliseren. Na het scannen worden de dossiers gecontroleerd op kwaliteit en volledigheid en voorzien van metadata. Vervolgens worden ze geïmporteerd in de SCI-Webportal, die toegankelijk is voor geautoriseerde medewerkers van de FUMO en de gemeente.
Omdat milieudossiers dynamisch zijn en regelmatig worden aangevuld, is het belangrijk dat de digitale documenten efficiënt beheerd worden. De portal heeft geen archieffunctie, dus wordt voorgesteld om wekelijks alle documenten en metadata naar een documentair management systeem (DMS) te exporteren. Dit systeem zou dan het officiële archief vormen en up-to-date blijven.
De gemeente heeft momenteel geen DMS en het is noodzakelijk om er een te hebben voor de start van de FUMO. De kosten voor het digitaliseren van de milieudossiers bedragen € 8.985,00 exclusief btw. Er wordt voorgesteld om deze kosten te dekken uit de post onvoorzien.