Digitalisearring miljeudossiers

Documenten

• punt 7 RV Digitalisering Milieudossiers.doc.pdf

  opties

  analyse dossier samenvatting

  Analyse van het document

  Titel en Samenvatting:
  Het voorstel betreft de "Digitalisering milieudossiers" van de gemeente Menameradiel. Het doel is om de analoge milieudossiers te digitaliseren om te voldoen aan de eisen van de FUMO, die vanaf 1 januari 2014 volledig digitaal wil werken. Het proces omvat het scannen van 533 dossiers door Empatec, het toevoegen van metadata, en het importeren van de digitale dossiers in de SCI-Webportal. De digitale dossiers worden vervolgens wekelijks geëxporteerd naar een DMS, dat als officieel archief zal dienen. De kosten voor digitalisering bedragen € 8.985,00 en worden gedekt uit de post onvoorzien.
  
  Oordeel over de volledigheid:
  Het voorstel is redelijk volledig. Het beschrijft het proces van digitalisering, de betrokken partijen, en de financiële aspecten. Echter, er ontbreekt een gedetailleerd plan voor de implementatie van het DMS en de langetermijnstrategie voor documentbeheer.
  
  Rol van de raad:
  De raad moet instemmen met het voorstel en de financiering goedkeuren. Ze spelen een toezichthoudende rol om ervoor te zorgen dat het proces efficiënt en binnen budget verloopt.
  
  Politieke keuzes:
  De raad moet beslissen over de prioriteit van digitalisering binnen de gemeente en de toewijzing van middelen uit de post onvoorzien. Er moet ook een keuze worden gemaakt over de implementatie van een DMS.
  
  SMART en Inconsistenties:
  Het voorstel is specifiek en meetbaar in termen van kosten en tijdlijn. Het is echter minder specifiek over de implementatie van het DMS en de langetermijnstrategie. Er zijn geen duidelijke inconsequenties, maar er is ruimte voor meer gedetailleerde planning.
  
  Besluit van de raad:
  De raad moet besluiten om in te stemmen met de digitalisering en de financiering goed te keuren.
  
  Participatie:
  Het voorstel vermeldt geen specifieke participatie van burgers of andere belanghebbenden, wat een gemis kan zijn in termen van transparantie en betrokkenheid.
  
  Duurzaamheid:
  Duurzaamheid wordt niet expliciet genoemd, maar digitalisering kan bijdragen aan minder papiergebruik en efficiënter documentbeheer, wat indirect duurzaamheidsvoordelen kan opleveren.
  
  Financiële gevolgen:
  De kosten voor digitalisering bedragen € 8.985,00 exclusief btw. Deze kosten worden gedekt uit de post onvoorzien, wat aangeeft dat er geen specifieke budgettering voor dit project was. Er is geen informatie over de kosten voor het DMS, wat een belangrijk aspect is dat nog moet worden uitgewerkt.

  Dossier vormen

  Typ of selecteer een zoekterm, voeg optioneel een of meer alternatieven toe (komma gescheiden) en verfijn de zoekopdracht naar behoefte met extra zoektermen.

  1

  Digitalisering Milieudossiers FUMO (Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing) Metadata Empatec SCI-Webportal DMS (documentair management systeem) Archief Kosten Export

  Verfijning van de zoekopdracht:

  2 3

  Dossier maken