Analyse van het document
Titel en Samenvatting:
Het voorstel betreft het "Digitaliseren en publiceren van de bevolkingsregisters op www.allefriezen.nl en digitalisering niet-openbare registers van de Burgerlijke Stand (E-loket Burgerlijke Stand)." Het doel is om zowel de openbare bevolkingsregisters als de niet-openbare registers van de Burgerlijke Stand te digitaliseren. Dit zal de toegankelijkheid voor genealogisch en wetenschappelijk onderzoek verbeteren en de efficiëntie binnen de afdeling burgerzaken verhogen. De digitalisering voorkomt ook schade door inktvraat en faciliteert de aansluiting bij het E-loket Burgerlijke Stand. De totale kosten voor de digitalisering bedragen € 28.600,00, met jaarlijkse kosten van € 450,00 voor het bijwerken van nieuwe akten.
Oordeel over de volledigheid:
Het voorstel is redelijk volledig. Het beschrijft de noodzaak, voordelen, kosten en dekkingsvoorstellen voor de digitalisering. Echter, er ontbreekt een gedetailleerde tijdlijn voor de uitvoering en een risicoanalyse.
Rol van de raad:
De raad moet beslissen over het aangaan van overeenkomsten met Picturae voor de digitalisering en het vrijmaken van financiële middelen uit de post onvoorzien.
Politieke keuzes:
De raad moet kiezen of ze de voorgestelde digitalisering willen ondersteunen, gezien de kosten en de voorgestelde dekking uit de post onvoorzien.
SMART en Inconsistenties:
Het voorstel is deels SMART: het is specifiek, meetbaar en tijdgebonden, maar mist concrete tijdlijnen en een evaluatieplan. Er zijn geen duidelijke inconsistenties, maar de risico's van afhankelijkheid van externe partijen worden niet besproken.
Besluit van de raad:
De raad moet besluiten of ze de overeenkomsten met Picturae aangaan en de voorgestelde financiële dekking goedkeuren.
Participatie:
Er is sprake van participatie via crowdsourcing voor het indexeren van openbare bevolkingsregisters, maar niet voor de niet-openbare registers.
Duurzaamheid:
Duurzaamheid is indirect relevant, aangezien digitalisering bijdraagt aan het behoud van documenten en voorkomt dat fysieke documenten verder beschadigd raken.
Financiële gevolgen:
De totale eenmalige kosten bedragen € 28.600,00, gedekt uit de post onvoorzien. De jaarlijkse kosten voor het bijwerken van nieuwe akten bedragen € 450,00. De dekking van deze kosten is niet specifiek aangegeven, maar wordt voorgesteld om op de begroting op te nemen.
