Analyse van het document
Titel en samenvatting:
Het voorstel betreft het "Digitaliseren en publiceren van de bevolkingsregisters op www.allefriezen.nl en digitalisering niet-openbare registers van de Burgerlijke Stand (E-loket Burgerlijke Stand)." Het doel is om zowel de openbare bevolkingsregisters als de niet-openbare registers van de Burgerlijke Stand te digitaliseren. Dit zal de toegankelijkheid voor genealogisch en wetenschappelijk onderzoek verbeteren en de efficiëntie van de gemeentelijke administratie verhogen. De digitalisering van de bevolkingsregisters wordt kosteloos geïndexeerd via crowdsourcing, terwijl de niet-openbare registers professioneel worden geïndexeerd. De totale kosten bedragen € 28.600,00, met jaarlijkse kosten van € 450,00 voor het bijhouden van nieuwe akten.
Oordeel over de volledigheid:
Het voorstel is redelijk volledig. Het beschrijft de achtergrond, de noodzaak, de voordelen, de kosten en de financiering van het project. Echter, het zou baat hebben bij meer gedetailleerde informatie over de lange termijn voordelen en eventuele risico's.
Rol van de raad:
De raad moet beslissen over de goedkeuring van de financiële middelen voor het digitaliseringsproject en de jaarlijkse kosten voor het bijhouden van nieuwe akten.
Politieke keuzes:
De raad moet kiezen of ze de voorgestelde uitgaven willen goedkeuren en of ze prioriteit willen geven aan digitalisering als middel om de toegankelijkheid en efficiëntie te verbeteren.
SMART en inconsequenties:
Het voorstel is grotendeels SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden). Het is specifiek en meetbaar in termen van kosten en tijdlijnen. Er zijn geen duidelijke inconsequenties, maar de langetermijnimpact en duurzaamheid worden niet uitgebreid behandeld.
Besluit van de raad:
De raad moet besluiten om de overeenkomsten met Picturae goed te keuren en de benodigde financiële middelen vrij te maken.
Participatie:
Het voorstel maakt gebruik van crowdsourcing voor het indexeren van de bevolkingsregisters, wat een vorm van participatie is. Er is echter geen verdere participatie van het publiek of belanghebbenden beschreven.
Duurzaamheid:
Duurzaamheid wordt impliciet behandeld door de preventie van inktvraat en het behoud van documenten. Er is echter geen expliciete focus op duurzaamheid in bredere zin.
Financiële gevolgen:
De totale eenmalige kosten bedragen € 28.600,00, gedekt uit de post onvoorzien. De jaarlijkse kosten voor het bijhouden van nieuwe akten bedragen € 450,00. De dekking van deze kosten is niet specifiek beschreven, maar wordt voorgesteld om op de begroting te worden opgenomen.
